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7 pasos para hacer un dashboard en Excel

Hola aqu√≠ de nuevo ūüėÉ, en esta ocasi√≥n les traigo un PASO A PASO para C√ďMO HACER un DASHBOARD EN EXCEL, con el que vas aprender los principales requisitos que debe incluir tu dashboard y aplicarlo en tu trabajo.

Cómo hacer un DASHBOARD EN EXCEL en 7 pasos

Entonces, vamo a dale!!

Ejemplos de Dashboard en Excel

Antes de empezar este tutorial, me gustar√≠a compartirte algunos ejemplos de tableros de control dise√Īados en Excel, te gustar√≠a conocerlos?.

Los dashboards en Excel son una nueva herramienta de reporte que surge por la necesidad de mostrar información relevante y de fácil lectura en una empresa. Es por ello que se han vuelto tan populares actualmente.

Pasos para hacer un dashboard en Excel

Objetivo del Tablero

Lo primero que debes tener en cuenta para crear un dashboard es definir cu√°l es su objetivo, y responder las siguientes preguntas, ¬Ņpara qu√© lo dise√Īas?, ¬Ņqu√© datos va brindar el tablero?, ¬Ņqu√© vamos a conocer del negocio con los indicadores?.

Entonces el paso 0 para realizar un dashboard es tener bien definido el objetivo.

Por ejemplo, el objetivo general del siguiente tablero de control es dar una perspectiva del √°rea de recursos humanos. Y responde a las preguntas de ¬Ņc√≥mo estamos actualmente en el departamento de Recursos Humanos?.

Cómo hacer un DASHBOARD EN EXCEL en 7 pasos

Ejemplo Dashboard de Ventas en Excel

En este dashboard claramente se nota, que se muestran datos específicos, que cumplen con el objetivo.

Cómo hacer un DASHBOARD EN EXCEL en 7 pasos

Información ligada al objetivo

Este paso es muy importante y va muy ligado al anterior. Debemos de tener bien en claro, el objetivo, y dise√Īar los indicadores del tablero en base al objetivo.

Por ejemplo. Si quieres dise√Īar un dashboard para el √°rea de producci√≥n, no debes poner datos de recursos humanos, si no est√°n ligados al objetivo del tablero.

El objetivo del siguiente dashboard de producción es  mostrar la cantidad de piezas producidas, las órdenes que están por procesar y cuál es el rate de producción.

Cómo hacer un DASHBOARD EN EXCEL en 7 pasos

Ejemplo Dashboard de Producción en Excel

Entonces ¬Ņpor qu√© mostrar la cantidad del producto A en almac√©n, o el porcentaje de ausentismo del departamento?, si no est√°n ligados a mi objetivo.

Pasos más adelante te mostraré otra de las características de un tablero de control es que debe ser limpio y claro, entonces, entre más datos innecesarios se coloquen, mayor será la confusión.

Provocar acción en cada componente

Este es un de los pasos más importantes, y debe ser la principal razón por la que quieres crear un tablero de control, cada dato ó componente que muestres debe provocar la acción.

Si colocas un indicador sobre la cantidad de piezas que se produjeron el día de ayer.

Entonces, la acci√≥n que va provocar es que si vas bajo, deber√°s poner m√°s empe√Īo para terminar la semana con todo!

Le vas echar m√°s ganas porque el indicador dice que vas bajo en el rate.

Otro ejemplo, si analizas un tablero de control para el área de inventario de la planta, y ves que uno de los indicadores muestra los productos que más demanda tienen, probablemente la acción que provoca es que verifiques si vas a tener suficiente stock para los siguientes mes.

¬ŅLo ves?, cada uno de los indicadores del tablero incita una acci√≥n en la empresa, y provoca una acci√≥n en el departamento.

Estructura vertical

Con este paso me refiero a que debes iniciar el dashboard por datos muy generales e ir pasando a los particulares.

En el ejemplo de aquí abajo, un dashboard de control del departamento de Ventas, inicia por las ventas que han tenido a lo largo del tiempo, un dato muy muy general.

Cómo hacer un DASHBOARD EN EXCEL en 7 pasos

Ejemplo Cuadro de Mando de Ventas en Excel

Y en el siguiente componente, muestra el resumen de las ventas de un a√Īo en particular, es algo m√°s espec√≠fico.

Y conforme bajemos analizando componente por componente pasaremos a datos más específicos.

En resumen, seguir una estructura vertical es dise√Īar de lo general a lo particular.

Reporte de una sola hoja.

Mostrar un reporte o un tablero de control, con cada uno de los componentes, en una sola hoja ser√° mucho m√°s simple y f√°cil de revisar.

Si quieres hacer un dashboard de control con 2 o m√°s pantallas, te aseguro que nadie lo ver√° ?.

Cómo hacer un DASHBOARD EN EXCEL en 7 pasos

Ejemplo Informe de Ventas en Excel

Un dashboard es una metodología ágil, fácil, general y que provoque la acción.

Si necesitas más información acerca de algo, te recomiendo hacer otro tablero de indicadores, con información a detalle del requerimiento.

Por ejemplo. Si necesitas analizar las particularidades de un producto, debes hacer un tablero para ese producto, así vas a evitar saturar el dashboard principal.

Al mostrar los indicadores en una hoja, podr√°s ver f√°cilmente los aspectos m√°s importantes del departamento.

Componentes de fácil interpretación para el usuario

Cada componente debe ser de f√°cil interpretaci√≥n, y OJO, no estoy hablando que debe ser f√°cil para el que lo est√° dise√Īando, me refiero a que debe ser f√°cil para el usuario final, aquel que lo vaya leer.

Debes dise√Īar para aquellas personas que van estar verificando constantemente el tablero de indicadores. En otras palabras, dise√Īa en base al usuario final.

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Ejemplo Dashboard de Consumo de Energía en Excel

Imagina que hay un tablero de control para el área de producción y colocas indicadores como el coeficiente de rentabilidad, la tasa de crecimiento del negocio, el porcentaje de retención de un cliente y el margen de beneficio bruto.

Si esto lo lee el personal del área de producción, claro que no va entender nada.

Entonces cada componente del dashboard de control debe incluir información clara para el usuario y fácil de entender.

An√°lisis de tendencias.

Esto les encanta a los directivos. Debes mostrar tendencias de los datos tanto en tablas o como en gr√°ficas.

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Ejemplo Dashboard de Analytics en Excel

Es decir, debes responder, ¬Ņsi seguimos as√≠, qu√© va pasar la pr√≥xima semana?, ¬Ņc√≥mo estar√° el d√≠a de ma√Īana?, siempre intentar anticipar a los datos.

Normalmente las gr√°ficas muestran ¬Ņcu√°nto vendimos ayer?, o ¬Ņc√≥mo est√° actualmente el negocio?, pero si muestras tendencias vas provocar que en el futuro se cumplan o anticipen las metas.

Esto va ayudar muchísimo a la interpretación del tablero y a su visto bueno.

Y hasta aquí terminamos con los 7 puntos, espero te ayuden y a partir de hoy los tomes en cuenta y eches a volar la imaginación con los indicadores para tableros de control.

Nos vemos a la próxima

byee!

Profile
Gerardo Castro
Ing. Programador VBA y .NET
Me encanta programar en Excel y buscar nuevas formas de hacer las tareas m√°s r√°pido.

8 Comments

  1. german dice:

    gracias por el aporte, es muy bueno conocer lo que se desea a nivel de gerencia, y asi poder tener una mejor idea de que datos debemos de brindar, ya que cuando uno los realiza tiene una idea de alguna ” informacion importarnte”, que al final puede no ser tan importante como pensabamos

    • Gracias por tu comentario Germ√°n ūüĎč, y coincido contigo, en mis inicios tambi√©n me cost√≥ trabajo alinear los datos que cre√≠a importantes, con lo que realmente eran necesarios para la empresa. Pero despu√©s de ponerme manos a la obra y de algunos intentos ūüėÖ, finalmente pude entender los KPI, y dise√Īar dashboard ejecutivos de alto impacto. Estoy seguro que con la pr√°ctica se te har√° cada vez m√°s f√°cil ūüėé

  2. jose luis dice:

    muy buen contenido

  3. Leslie dice:

    Hola! muy interesante el art√≠culo, tendr√°s algun tutorial o forma de ense√Īarnos a usar los dashboards? no s√© si tengo que jalar la informacion por medio de tablas dinamicas para que cuando “filtre” me traiga la informacion de un indicador distinto y se cambien als graficas y la informaci√≥n o si deba usar formulas.

    espero puedas orientarme un poco.

    Muchas gracias!

¬ŅTienes alguna pregunta? Venga contestamos todas ūüėé