En este artículo vamos a platicar acerca de unos trucos que hay que tener en cuenta cuando vayamos a realizar una tabla dinámica con nuestros datos, estas recomendaciones son para preparar la base de datos y sea ideal para tablas dinámicas.
Si no sabes que son tablas dinámicas, te invito a que visites nuestro post, en donde explicamos a detalle que son las tablas dinámicas, como se hacen, para que sirven, etc., allá te esperamos.
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Y si ya sabes que son las tablas dinámicas pues quédate continúa aquí para aprender con estos tips, o trucos que debemos de tomar en cuenta para preparar las bases de datos antes de realizar una tabla dinámica.
1. Evitar registros vacíos.
Debemos tener en consideración que no exista ningún registro vacío en nuestra tabla, esto significa recorrer completamente la base de datos y detectar si hay alguna celda vacía o con un campo inconsistente, en el caso de que haya una celda vacía, entonces debemos corregir o alterar ese registro y poner el dato que debe de ser, te recomiendo muchísimo para de esa forma tengamos los datos 100% fieles.
Entonces el primer tip es verificar que no exista ninguna celda vacía dentro de la tabla en la base de datos, ¿correcto? ¡Perfecto! Vayámonos al siguiente tip.
Necesitas hacer una tabla dinámica entonces ve a este tutorial ?? ¿CÓMO CREAR UNA TABLA DINÁMICA EN EXCEL?
2. Evitar columnas vacías.
Continuando con el tema de registros vacíos, pues ahora hay que tomar en cuenta que no haya columnas vacías en la tabla, es decir, no podemos tener fecha – columna vacía – concepto – vendedor etc. Es decir no debe haber una columna que este vacía en la tabla entonces también hay que verificar que la base de datos para asegurar de que no exista ninguna columna vacía dentro de ella. Perfecto.
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3. Tener un campo de Fecha.
Este requisito habla de que tengamos el campo de Fecha en la base de datos, normalmente hacemos análisis por año, trimestre, mes, semana, o hora. Entonces es indispensable que la base de datos tenga una columna de fecha por ejemplo, fecha de creación, , fecha de orden, fecha de pedido, etc. Basta con que exista una columna nos servirá para hacer el análisis.
4. Tener una columna de monto.
Debemos tener una columna de precio, facturación, costo, importe, algo que tenga que ver con dinero $$$, o algo cuantitativo para ponerlo en palabras rembumbantes, es decir tener una columna que queramos analizar.
Por ejemplo: Si queremos analizar la cantidad de productos que vendimos en este mes, pues debemos tener una columna que diga cuantos productos vendimos si?, o si quieremos hacer un análisis de ventas por gerentes pues debemos de tener cuánto facturo cada gerente o los registros de las ventas de cada gerente, sale? Muy bien…
5. Tener un campo de categoría.
Y sin duda, otro de los campos que indispensables para nuestra base de datos, una columna de categoría es por ejemplo la clave del producto, el vendedor, la zona geográfica, el departamento, la categoría del producto, solo por mencionar algunas…
El chiste es que tengamos una columna que nos sirva para hacer una análisis sobre los datos y poder tener los elementos en la tabla dinámica para ver la perspectiva de los datos desde una categoría.
Conclusión
Esos son los cinco tips que debes tener en cuenta para preparar tu base de datos antes de realizar una tabla dinámica.
Es muy importante que eso lo realices ANTES ya que si no los tienes en cuenta probablemente pues no te va a servir de nada tu tabla dinámica o vas a tener errores en ella, ¿sí? Ya con la tabla dinámica ya veremos que tantas cosas podemos hacer ¿no?, de momento te recomiendo que sigas estas recomendaciones y pues las pongas en práctica para tu siguiente análisis en tablas dinámicas.
¿Sale? Perfecto, nos vemos en el siguiente post. Bye
Gerardo Castro
Me encanta programar en Excel y buscar nuevas formas de hacer las tareas más rápido.