¿Cómo hacer consultas en Excel?

Cada vez es más común manejar un gran volumen de datos, y usar Excel para esta tarea es lo primero que se viene la mente, sin embargo, existe una herramienta que nos puede auxiliar en esta tarea para que se vuelva más sencilla y práctica dentro de la hoja de cálculo.

Cómo usar Microsoft Query en Excel

En este ejemplo, aprenderás a importar datos de una base de datos de Microsoft Access utilizando el Asistente de consultas de Microsoft.

Microsoft Query le permite seleccionar las columnas de datos que desee e importar sólo esos datos a Excel.

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Pasos para crear una consulta en Excel

✅ 1. En la pestaña Datos, en el grupo Obtener y transformar datos, haga clic en Obtener datos.

¿Cómo hacer consultas en Excel?

✅ 2. Haz clic en Desde otras fuentes, Desde Microsoft Query.

¿Cómo hacer consultas en Excel?

Después, aparece el cuadro de diálogo Seleccionar fuente de datos.

✅ 3. Selecciona Base de datos MS Access* y marca Usar el asistente de consultas para crear/editar consultas.

¿Cómo hacer consultas en Excel?

✅ 4. Haga clic en Aceptar. 5.

✅ 5. Selecciona la base de datos y haz clic en Aceptar.

Select Database

Esta base de datos Access consta de varias tablas. Puedes seleccionar la tabla y las columnas que deseas incluir en tu consulta.

✅ 6. Seleccione Clientes y haga clic en el icono >.

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Query Wizard - Choose Columns

✅ 7. Haz clic en Siguiente.

Para importar sólo un grupo específico de registros, filtra los datos.

✅ 8. Haz clic en Ciudad en la lista Columna a filtrar y sólo incluye las filas en las que Ciudad sea igual a Nueva York.

Query Wizard - Filter Data

✅ 9. Haz clic en Siguiente.

Puedes ordenar tus datos si quieres (aquí no lo hacemos).

✅ 10. Haz clic en Siguiente.

Query Wizard - Sort Order

✅ 11. Haz clic en Finalizar para devolver los datos a Microsoft Excel.

Query Wizard - Finish

✅ 12. Selecciona cómo quieres mostrar estos datos y dónde quieres almacenarlos y haz clic en OK.

Import Data

Resultado:

Microsoft Query Result in Excel

✅ 13. Si tus datos de Access cambian, puede actualizarlos fácilmente en Excel. Primero, seleccione una celda dentro de la tabla. A continuación, haga clic en Actualizar en la pestaña Diseño del grupo Datos de la tabla externa.

Refresh Data

Ahora ya sabes como importar datos a Excel por medio de una consulta Query con parámetros y con la posibilidad de actualizar automáticamente la información.

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Profile
Gerardo Castro
Ing. Programador VBA y .NET
Me encanta programar en Excel y buscar nuevas formas de hacer las tareas más rápido.

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