Hola aquí de nuevo, en esta ocasión les traigo un PASO A PASO para CÓMO HACER un DASHBOARD EN EXCEL, con el que vas aprender los principales requisitos que debe incluir tu dashboard y aplicarlo en tu trabajo.

Entonces, vamo a dale!!

Ejemplos de Dashboard en Excel

Antes de empezar este tutorial, me gustaría compartirte algunos ejemplos de tableros de control diseñados en Excel, te gustaría conocerlos?.

Los dashboards en Excel son una nueva herramienta de reporte que surge por la necesidad de mostrar información relevante y de fácil lectura en una empresa. Es por ello que se han vuelto tan populares actualmente.

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EJEMPLOS DE DASHBOARDS.

 

Pasos para hacer un dashboard en Excel

Objetivo del Tablero

Lo primero que debes tener en cuenta para crear un dashboard es definir cuál es su objetivo, y responder las siguientes preguntas, ¿para qué lo diseñas?, ¿qué datos va brindar el tablero?, ¿qué vamos a conocer del negocio con los indicadores?.

Entonces el paso 0 para realizar un dashboard es tener bien definido el objetivo.

Por ejemplo, el objetivo general del siguiente tablero de control es dar una perspectiva del área de recursos humanos. Y responde a las preguntas de ¿cómo estamos actualmente en el departamento de Recursos Humanos?.

Ejemplo Dashboard de Ventas en Excel

En este dashboard claramente se nota, que se muestran datos específicos, que cumplen con el objetivo.

Información ligada al objetivo

Este paso es muy importante y va muy ligado al anterior. Debemos de tener bien en claro, el objetivo, y diseñar los indicadores del tablero en base al objetivo.

Por ejemplo. Si quieres diseñar un dashboard para el área de producción, no debes poner datos de recursos humanos, si no están ligados al objetivo del tablero.

El objetivo del siguiente dashboard de producción es  mostrar la cantidad de piezas producidas, las órdenes que están por procesar y cuál es el rate de producción.

Ejemplo Dashboard de Producción en Excel

Entonces ¿por qué mostrar la cantidad del producto A en almacén, o el porcentaje de ausentismo del departamento?, si no están ligados a mi objetivo.

Pasos más adelante te mostraré otra de las características de un tablero de control es que debe ser limpio y claro, entonces, entre más datos innecesarios se coloquen, mayor será la confusión.

Provocar acción en cada componente

Este es un de los pasos más importantes, y debe ser la principal razón por la que quieres crear un tablero de control, cada dato ó componente que muestres debe provocar la acción.

Si colocas un indicador sobre la cantidad de piezas que se produjeron el día de ayer.

Entonces, la acción que va provocar es que si vas bajo, deberás poner más empeño para terminar la semana con todo!

Le vas echar más ganas porque el indicador dice que vas bajo en el rate.

Otro ejemplo, si analizas un tablero de control para el área de inventario de la planta, y ves que uno de los indicadores muestra los productos que más demanda tienen, probablemente la acción que provoca es que verifiques si vas a tener suficiente stock para los siguientes mes.

¿Lo ves?, cada uno de los indicadores del tablero incita una acción en la empresa, y provoca una acción en el departamento.

Estructura vertical

Con este paso me refiero a que debes iniciar el dashboard por datos muy generales e ir pasando a los particulares.

En el ejemplo de aquí abajo, un dashboard de control del departamento de Ventas, inicia por las ventas que han tenido a lo largo del tiempo, un dato muy muy general.

Ejemplo Cuadro de Mando de Ventas en Excel

Y en el siguiente componente, muestra el resumen de las ventas de un año en particular, es algo más específico.

Y conforme bajemos analizando componente por componente pasaremos a datos más específicos.

En resumen, seguir una estructura vertical es diseñar de lo general a lo particular.

Reporte de una sola hoja.

Mostrar un reporte o un tablero de control, con cada uno de los componentes, en una sola hoja será mucho más simple y fácil de revisar.

Si quieres hacer un dashboard de control con 2 o más pantallas, te aseguro que nadie lo verá ?.

Ejemplo Informe de Ventas en Excel

Un dashboard es una metodología ágil, fácil, general y que provoque la acción.

Si necesitas más información acerca de algo, te recomiendo hacer otro tablero de indicadores, con información a detalle del requerimiento.

Por ejemplo. Si necesitas analizar las particularidades de un producto, debes hacer un tablero para ese producto, así vas a evitar saturar el dashboard principal.

Al mostrar los indicadores en una hoja, podrás ver fácilmente los aspectos más importantes del departamento.

Componentes de fácil interpretación para el usuario

Cada componente debe ser de fácil interpretación, y OJO, no estoy hablando que debe ser fácil para el que lo está diseñando, me refiero a que debe ser fácil para el usuario final, aquel que lo vaya leer.

Debes diseñar para aquellas personas que van estar verificando constantemente el tablero de indicadores. En otras palabras, diseña en base al usuario final.

Ejemplo Dashboard de Consumo de Energía en Excel

Imagina que hay un tablero de control para el área de producción y colocas indicadores como el coeficiente de rentabilidad, la tasa de crecimiento del negocio, el porcentaje de retención de un cliente y el margen de beneficio bruto.

Si esto lo lee el personal del área de producción, claro que no va entender nada.

Entonces cada componente del dashboard de control debe incluir información clara para el usuario y fácil de entender.

Análisis de tendencias.

Esto les encanta a los directivos. Debes mostrar tendencias de los datos tanto en tablas o como en gráficas.

Ejemplo Dashboard de Analytics en Excel

Es decir, debes responder, ¿si seguimos así, qué va pasar la próxima semana?, ¿cómo estará el día de mañana?, siempre intentar anticipar a los datos.

Normalmente las gráficas muestran ¿cuánto vendimos ayer?, o ¿cómo está actualmente el negocio?, pero si muestras tendencias vas provocar que en el futuro se cumplan o anticipen las metas.

Esto va ayudar muchísimo a la interpretación del tablero y a su visto bueno.

Y hasta aquí terminamos con los 7 puntos, espero te ayuden y a partir de hoy los tomes en cuenta y eches a volar la imaginación con los indicadores para tableros de control.

Nos vemos a la próxima

byee!

Gerardo Castro

Ing. Programador VBA y .NET
Me encanta programar en Excel y buscar nuevas formas de hacer las tareas más rápido.

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