A cuantos de nosotros nos ha tocado guardar documentos en carpetas de la red local, sobretodo cuando se trabaja en grandes empresas, creo que a muchos, sin embargo en muchas ocasiones necesitamos compartir archivos de Excel para que varios usuarios los puedan modificar a la vez.
Bueno, si para ti esto es una revelación divina!, esto se puede lograr con Excel (que novedad), el día de hoy vamos a tratar un tema que nos han solicitado mucho, cómo compartir archivos de Excel, para que varias personas puedan editar el mismo archivo al mismo tiempo.
Sin más, vayamos a las instrucciones.
¿Cómo compartir un archivo de Excel?
Lo único que tenemos que hacer para compartir un archivo de Excel, tenemos que seguir lo siguiente:
1. Vaya a la pestaña Revisar y seleccione la opción de Compartir libro.
2. En la ventana que se le mostrará, vaya a la pestaña Cambios y marca la opción Permitir la modificación por varios usuarios a la vez. Esto también permite combinar libros.
3. Si vamos a la pestaña de Uso avanzado, vamos encontrar configuraciones para el control del archivo, tales cómo las siguientes:
* Control de cambios: Permite definir la cantidad de días que deseamos conservar el historial de cambios del archivos. También elegir no guardar ningún cambio.
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* Actualizar cambios: Permite definir si los cambios se realizan cuando guardamos el archivos o automáticamente en un tiempo establecido.
* En caso de conflictos entre usuarios: Permite definir si se conservan los cambios o si nos pregunta cuáles modificaciones deseamos que prevalezcan.
* Incluir en vista personal. Para guardar la configuración de la impresora y de los filtros.
Ver usuarios que tienen abierto el archivo
Otra de las opciones interesantes de esta herramienta para compartir archivos de Excel, es la posibilidad de ver los usuarios que tienen abierto el archivo compartido, así como la fecha y hora de cuando abrieron el archivo.
Sobra decir que para poder habilitar esta opción, es necesario permitir previamente la opción de compartir el archivo de Excel, una vez hecho esto, para poder ver que usuarios tienen abierto el archivo compartido.
Vaya a la pestaña Revisar > Compartir, y ahora podremos ver ahora la lista de los usuarios que tienen abierto el archivo. Al presionar la opción de Quitar usuario hay que estar seguros de que el usuario ya no realizará cambios en el archivo, ya que podemos caer en el conflicto de falta de información.
Opciones deshabilitadas en un archivo compartido
Asimismo, antes de permitir compartir un archivo de Excel, te recomiendo leer lo siguiente, ya que no todas las funcionalidad de Excel estarán disponibles en estos archivos compartidos.
- Crear tablas de Excel.
- Eliminar hojas.
- Agregar o modificar una validación de datos.
- Insertar nuevos gráficos.
- Usar subtotales.
- Insertar nuevas tablas dinámicas.
- Extraer información de datos externos.
- Crear o modificar macros.
Debes de tener en cuenta la siguiente lista, para saber si se ajusta a las propias necesidades de tus archivos.
Gerardo Castro
Me encanta programar en Excel y buscar nuevas formas de hacer las tareas más rápido.