¿Cómo crear una tabla dinámica?

Heeey que hay, el día de hoy te traemos un tutorial de nuestra recien creada sección “Elige tu tutorial” y para esta edición vamos a aprender a crear nuestra primera tabla dinámica en Excel.

Antes de comenzar debemos saber ¿qué es una tabla dinámica?, yo la definiría cómo lo siguiente…

Las tablas dinámicas nos brindan apoyo para resumir la información que puede existir dentro de una gran base de datos, analizar el contexto de la situación y presentar dicha información de manera clara y precisa con tan sólo unos cuantos clics.

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Sin más, manos a la obra ?

Base de datos para crear la tabla dinámica

Para la crear de una tabla dinámica se requiere tener previamente una base de datos , ya que a partir de dicha base, extraeremos la información y podremos crear nuestra tabla dinámica, así como realizar las operaciones necesarias según lo requiere cada caso.

Las bases de datos juegan un papel muy importante ya que son nuestra principal fuente de información para realizar cálculos que nos permitan tomar mejores decisiones al momento de analizar las empresas.

DESCARGAR BASE DE DATOS EJEMPLO

Ejemplo de base de datos para una tabla dinámica

Debemos asegurarnos de que nuestros datos estén organizados de la manera correcta, es decir, que mantengan un formato tabular, y no tener ninguna celda, fila o columna en blanco, y debe contener valores con los cuales podamos realizar cálculos y obtener información de ellos mismos.

Si aún no tienes una base de datos, te recomiendo este artículo para que consideres los campos indispensables que debe tener una base de datos para realizar análisis. ▶ Requisitos para crear una tabla dinámica

Crear una tabla dinámica en Excel

Para crear una tabla dinámica es muy sencillo cuando ya se tiene lista la base de datos, primero debemos seleccionar nuestra base datos incluyendo los títulos de cada columna, y vamos al menú Insertar -> Tabla Dinámica

A continuación se te mostrará la siguiente pantalla donde podrás elegir donde se ubicará la nueva tabla dinámica, puede ser en una nueva hoja de cálculo o bien en la hoja de cálculo existente.

En este ejemplo, elegiremos Nueva Hoja de Cálculo.

Una vez realicemos este paso, se creará automáticamente la tabla dinámica. Y aparecerán nuevos elementos en nuestra hoja de Excel. Lo que verás será como lo siguiente:

Elementos de la tabla dinámica creada

A continuación describiré algunos de los nuevos elementos que aparecieron para crear manipular la tabla dinámica.

1 – Menú HERRAMIENTAS DE TABLA DINÁMICA.

Desde el cuál podremos cambiar el diseño del informe, refrescar los datos, crear filtros y gráficos dinámicos

2 – HERRAMIENTAS PARA ANALIZAR la tabla dinámica.

Las herramientas de análisis nos permitirán crear agrupaciones, insertar escalas de tiempo, y crear campos calculados.

3 – REGIÓN DE TABLA DINÁMICA.

Está será la parte de la hoja de cálculo dónde se mostrará la tabla dinámica, este rango puede ocupar tantas celdas necesite de acuerdo al informe.

4 – CAMPOS DE TABLA DINÁMICA

Muestra el listado de columnas de la base de datos origen, los cuales nos permite manipular en las distintas secciones de la tabla dinámica. Más adelante entraremos más a detalle en este punto.

Primero debemos elegir que campos deseamos agregar al informe de nuestra tabla dinámica, para lo que tenemos que activar la casilla correspondiente al campo deseado.

Excel de manera automática colocará los campos que no son numéricos directamente al área “Fila”, pero también se pueden agregar al área de “Columna” y los campos que son numéricos se agregan al área “Valores”.

Además de ir seleccionando cada una de las casillas de los campos, también podemos arrastrarlos y colocarlos manualmente en cualquiera de las áreas disponibles en la parte de abajo.

Si ya no queremos algún campo, sólo basta con que lo arrastremos fuera de la lista de campos o desactivemos su selección en la casilla.

Lo más impresionante de una tabla dinámica es que, sólo mostrará valores únicos en la lista de valores, y los que se repitan realizará la operación matemática deseada, por defecto, SUMARÁ los valores repetidos.

Configurar campo de valor.

Los campos de tabla dinámica que se colocan en el área Valores se mostrarán de manera predeterminada, como SUMA. Para cambiar el cálculo predeterminado, pulsaremos primero en la flecha situada a la derecha del nombre de campo.

Enseguida, cambiaremos el cálculo en la sección “Resumir valores por”. Por defecto aparece SUMA, pero podemos cambiarlo por “cuenta”, “promedio”, “Máx.”, etc. Si hacemos clic en el botón Formato de número, podremos cambiar el formato de número de todo el campo.

También podemos mostrar los valores como porcentajes, esto lo podemos hacer en la pestaña “Mostar valores como”:

Después de realizar estos sencillos pasos, la tabla dinámica, quedará así.

Este informe, es sobre la suma de la facturación de cada cliente. Un par de clics y el informe está listo para presentar.

Ejemplos de tablas dinámicas.

A continuación te mostraré algunos ejemplos de tablas dinámicas, con la misma base de datos que te mostré al inicio.

Reporte de ventas en cada Región.

Reporte de cantidad de clientes por ciudad.

Reporte de ventas en el año de acuerdo la región.

Reporte de ventas de clientes en la región Norte.

Y hasta aquí el tutorial del día de hoy, espero te ayude a empezar con esta gran herramienta de Excel.

Cualquier duda, nos leemos en los comentarios! ? bella ciao! bella ciao!

5 requisitos para crear una tabla dinámica

Hey aquí Gerardo, ¿cómo les va? el día de hoy vamos a platicar acerca de unos trucos que hay que tener en cuenta cuando vayamos a realizar una tabla dinámica con nuestros datos, estos trucos son para que preparemos la base de datos y sea ideal para tablas dinámicas.

Si no sabes que son tablas dinámicas, te invito a que visites nuestro post, en donde explicamos a detalle que son las tablas dinámicas, como se hacen, para que sirven, etc., allá te esperamos.

Y si ya sabes que son las tablas dinámicas pues quédate continúa aquí para aprender con estos tips, o trucos que debemos de tomar en cuenta para preparar las bases de datos antes de realizar una tabla dinámica.

1. Evitar registros vacíos.

Debemos tener en consideración que no exista ningún registro vacío en nuestra tabla, esto significa recorrer completamente la base de datos y detectar si hay alguna celda vacía o con un campo inconsistente, en el caso de que haya una celda vacía, entonces debemos corregir o alterar ese registro y poner el dato que debe de ser, te recomiendo muchísimo para de esa forma tengamos los datos 100% fieles.

Entonces el primer tip es verificar que no exista ninguna celda vacía dentro de la tabla en la base de datos, ¿correcto? ¡Perfecto! Vayámonos al siguiente tip.

Necesitas hacer una tabla dinámica entonces ve a este tutorial ?? ¿CÓMO CREAR UNA TABLA DINÁMICA EN EXCEL?

2. Evitar columnas vacías.

Continuando con el tema de registros vacíos, pues ahora hay que tomar en cuenta que no haya columnas vacías en la tabla, es decir, no podemos tener fecha – columna vacía – concepto – vendedor etc. Es decir no debe haber una columna que este vacía en la tabla entonces también hay que verificar que la base de datos para asegurar de que no exista ninguna columna vacía dentro de ella. Perfecto.

3. Tener un campo de Fecha.

Este requisito habla de que tengamos el campo de Fecha en la base de datos, normalmente hacemos análisis por año, trimestre, mes, semana, o hora. Entonces es indispensable que la base de datos tenga una columna de fecha por ejemplo, fecha de creación, , fecha de orden, fecha de pedido, etc. Basta con que exista una columna nos servirá para hacer el análisis.

4. Tener una columna de monto.

Debemos tener una columna de precio, facturación, costo, importe, algo que tenga que ver con dinero $$$, o algo cuantitativo para ponerlo en palabras rembumbantes, es decir tener una columna que queramos analizar.

Por ejemplo: Si queremos analizar la cantidad de productos que vendimos en este mes, pues debemos tener una columna que diga cuantos productos vendimos si?, o si quieremos hacer un análisis de ventas por gerentes pues debemos de tener cuánto facturo cada gerente o los registros de las ventas de cada gerente, sale? Muy bien…

5. Tener un campo de categoría.

Y sin duda, otro de los campos que indispensables para nuestra base de datos, una columna de categoría es por ejemplo la clave del producto, el vendedor, la zona geográfica, el departamento, la categoría del producto, solo por mencionar algunas…

El chiste es que tengamos una columna que nos sirva para hacer una análisis sobre los datos y poder tener los elementos en la tabla dinámica para ver la perspectiva de los datos desde una categoría.

Esos son los cinco tips que debes tener en cuenta para preparar tu base de datos antes de realizar una tabla dinámica.

Es muy importante que eso lo realices ANTES ya que si no los tienes en cuenta probablemente pues no te va a servir de nada tu tabla dinámica o vas a tener errores en ella, ¿sí? Ya con la tabla dinámica ya veremos que tantas cosas podemos hacer ¿no?, de momento te recomiendo que sigas estas recomendaciones y pues las pongas en práctica para tu siguiente análisis en tablas dinámicas.

¿Sale? Perfecto, nos vemos en el siguiente post. Bye