Las reuniones de negocios tradicionales se consideran con demasiada frecuencia improductivas porque hay muchos retrasos e interrupciones. Las plataformas de videoconferencia fiables y fáciles de usar han ayudado a restaurar la reputación de las reuniones, pero todavía hay formas de asegurar que todos sus asistentes aprovechen al máximo el tiempo asignado.
Algunos de las reglas de las reuniones con más sentido común evitar comer y beber, cuidar el lenguaje corporal y ser respetuoso con quien habla- no son nada tontos. Así que adicionalmente aquí hay siete consejos adicionales para crear reuniones virtuales enfocadas y efectivas.
1. Presenta a todos los participantes al inicio 👋.
Al igual que en una reunión real, no iniciarías una conversación entre dos desconocidos sin presentarlos. La misma práctica se aplica a una reunión virtual. Asegúrate de presentar a todos los invitados al principio para crear un ambiente acogedor y estimular el compromiso.
2. Usa un fondo limpio y apropiado para la reunión 🌊.
Quieres que los asistentes se centren en el contenido de la reunión, no en tu desordenada oficina o tu increíble colección de arte. Al tener un ambiente limpio y decoraciones apropiadas para el trabajo, reduce la posibilidad de que los asistentes se distraigan.
También deberías intentar asistir a la reunión desde un área tranquila que tenga un mínimo de ruido de fondo y movimiento. La herramienta de fondo virtual es una forma fácil de eliminar las distracciones de fondo cuando se tiene que reunir en un lugar desordenado u ocupado.
3. Mira a la cámara cuando hables 👀.
Si te miras a ti mismo en la pantalla mientras hablas, parecerá que tu atención está en otra parte. El contacto visual directo con la cámara, da a los asistentes la impresión de que los estás mirando a ellos en vez de a un lado, esto que crea un ambiente en el que todos se sienten presentes en la conversación.
Asegúrate de colocar la cámara web y el monitor a la altura de los ojos para poder mirar a la cámara y simular esa conexión ojo a ojo con los demás asistentes.
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4. Elimina todas las distracciones 📴.
Las notificaciones de las aplicaciones de mensajes, los tonos de llamada y las aplicaciones que se ejecutan en el escritorio pueden distraer, lo que puede hacer que los asistentes se sientan ignorados e infravalorados. Eliminar estas distracciones ayuda a mantener la reunión enfocada y libre de interrupciones.
5. Haz pruebas de audio y vídeo antes de iniciar 🔇.
Comprueba que el micrófono no esté silenciado y que la cámara esté encendida para asegurarse de que todos los asistentes puedan oírte y verte cuando hables. Si observas que alguien de la reunión está hablando pero su micrófono está silenciado, avísale de que está apagado solicitándole que active de su audio.
También puedes gestionar cómo iniciar y unirse a las reuniones con el vídeo activado, entrar en una reunión silenciada, etc.
6. Sólo invita a los participantes NECESARIOS para la reunión.
Invitar a compañeros de trabajo que no necesitan participar o tomar decisiones puede ser perjudicial para la calidad de la reunión. Dado que puede enviar a otros interesados un resumen de la reunión, puedes limitar la lista de asistentes y mantener la reunión agilizada.
Como invitado, asegúrate de examinar las invitaciones a la reunión que reciba para determinar si realmente necesita asistir. Si no es así, solicite una grabación de la reunión o un resumen para obtener la información que necesita.
7. Si eres el anfitrión, quédate 🤓.
La regla de oro para los anfitriones de una reunión: espera a que todos los demás hayan abandonado la reunión antes de colgar, para que los asistentes puedan salir a su propio ritmo y tener unas últimas palabras antes de desconectar.
Opcionalmente cada plataforma asignará un anfitrión alternativo si el anfitrión original sale primero, pero no se ve bien. Un anfitrión que deja a todos los demás en la reunión es como abandonar su propia fiesta.
+1. Practica la buena etiqueta de una reunión de vídeo.
No querrás ser la persona de tu organización conocida por programar muchas reuniones improductivas. Practicar una buena etiqueta en las reuniones de vídeo es crítico para asegurar que sus reuniones sean profesionales, eficientes y valiosas.
Gerardo Castro
Me encanta programar en Excel y buscar nuevas formas de hacer las tareas más rápido.