Una lista desplegable en Excel te permite agilizar el trabajo al momento de ingresar información en una tabla. Por otro lado, estas listas te garantizan que solo se ingresarán datos válidos en las celdas donde sean utilizadas.
Existen varios tipos de listas que puedes crear, dependiendo de lo que necesites. En este post te explicaremos cómo crearlas y utilizarlas.
✅ Cómo crear una lista desplegable en excel
Para crear la lista desplegable solo debes seguir estos pasos:
- Crea en una hoja un listado con los valores que deseas mostrar en la lista desplegable. Lo más recomendable es que conviertas este listado en una tabla, presionando las teclas «Ctrl + T», de esta forma será mucho más fácil actualizar las entradas del listado en caso de necesitarlo.
- Haz clic en la celda donde deseas insertar la lista desplegable.
- Dirígete a la pestaña «Datos» del menú y selecciona la opción «Validación de datos». Se habilitará una ventana.
- En la pestaña «Configuración» selecciona «Lista» en el recuadro «Permitir».
- En el recuadro «Origen», selecciona el rango de celdas (sin el encabezado) que contienen el listado que preparaste en el paso inicial.
- Activa la casilla «Omitir blancos» para permitir que la celda quede vacía.
- También debes marcar la casilla «Celda con lista desplegable».
- Finalmente haz clic en el botón «Aceptar».
Ya debes tener la lista de opciones visibles en la celda de tu hoja de Excel. Si lo deseas, puedes copiar esta lista en las celdas continuas.
🔗 Crear lista desplegable que dependa de otra
Una lista desplegable enlazada a otra, muestra sus opciones dependiendo del valor seleccionado en la lista principal.
Supongamos que tenemos una lista con las opciones: «Plato fuerte, Postres y Bebidas«, y deseamos que en una segunda lista se muestren las entradas correspondientes a cada opción.
Por ejemplo, si seleccionan «Plato fuerte», la segunda lista debería mostrar: «Pasta, Pollo, Asado negro y Carne»; pero si seleccionan «Bebidas» deberían mostrarse las opciones: «Refresco, Jugo natural, Agua, Vino tinto, Vino blanco».
Preparación de entradas
En primer lugar, debes crear los listados correspondientes como se muestra a continuación:
Selecciona el rango de celdas que contienen las entradas de la columna A, y asígnale el nombre «Menu» ingresando dicha palabra en el cuadro de nombres ubicado en la barra de fórmulas.
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A continuación debes nombrar los rangos de las entradas para cada opción del menú.
Selecciona el rango que abarca las opciones de plato fuerte, y nombra dicho rango con la opción principal «Platofuerte» (asegúrate de no escribir espacios)
Haz lo mismo con el resto de las entradas. Asegúrate de escribir el nombre de los rangos exactamente igual a las opciones del listado.
Puedes visualizar todos los rangos que has nombrado en la pestaña «Fórmulas», y haciendo clic en «Administrador de nombres». En caso de necesitarlo, puedes realizar correcciones en esta ventana.
👉 Creación de listas desplegables dependientes
Una vez que cuentas con todos los datos preparados, puedes proceder a la creación de las listas desplegables:
- Ubícate en la celda donde deseas crear la lista principal. Dirígete a la pestaña «Datos», selecciona «Herramientas de datos» y seguidamente «Validación de datos».
- Selecciona «Lista» en el cuadro «Permitir», y en «Origen» escribe «=Menu», este es el nombre del rango que contiene las opciones del menú sin repeticiones.
- Presiona «Aceptar» y podrás ver las opciones de la lista principal en la celda.
- Para crear la lista dependiente, ubícate en la celda que desees y ve a la pestaña «Datos», selecciona «Herramientas de datos» y seguidamente «Validación de datos».
- Selecciona «Lista» en el cuadro «Permitir», y en «Origen» escribe «=INDIRECTO(nombre_de_celda_con_lista_principal)». La función INDIRECTO obtendrá el rango de celdas cuyo nombre sea igual a la opción seleccionada en el listado principal.
- Presiona el botón «Aceptar».
Nota: es muy probable que al presionar «Aceptar» se presente un mensaje de advertencia indicando que el origen actual arroja un error. Esto se debe a que aún no se ha seleccionado un valor de la lista número uno, solo debes presionar «Si», para continuar.
Lista desplegable con valores asociados
Este tipo de lista desplegable es muy sencilla y práctica de utilizar:
- Ubícate en la celda donde deseas insertar la lista desplegable.
- Dirígete a la pestaña «Datos» del menú y selecciona la opción «Validación de datos». Se abrirá una ventana.
- En la pestaña «Configuración» selecciona «Lista» en el recuadro «Permitir».
- En el recuadro «Origen» ingresa los valores que deseas mostrar en la lista, separados por coma (,).
- Finalmente haz clic en el botón «Aceptar».
Listo, en este artículo hemos aprendido distintas formas en la que podemos crear listas desplegables en Excel, o también conocidos como menús dentro de una celda.
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byee!
Gerardo Castro
Me encanta programar en Excel y buscar nuevas formas de hacer las tareas más rápido.