¿Cómo hacer tablas dinámicas en Excel?

Si piensas que hacer un reporte en Excel con tablas dinámicas, es una tarea difícil y exclusiva para usuarios avanzados, entonces prepárate para cambiar esa idea ya que aquí encontrarás un gran tutorial para aprender como hacer tablas dinámicas en cualquier versión de Excel.

Te prometo que al final de este artículo sabrás como hacer tablas dinámicas desde cero con gráficos, desde varias hojas y aprenderás cada paso para elegir los campos correctos.

Antes de comenzar debemos saber,

¿Qué son las tablas dinámicas en Excel?…

Las tablas dinámicas son una herramienta de Excel que nos brindan apoyo para resumir información dentro de una gran base de datos, analizar el contexto de la situación y presentar dicha información de manera clara y precisa con tan sólo unos cuantos clics.

…

Sin más, manos a la obra ?

Tutorial para hacer tablas dinámicas

Ejemplo para generar tablas dinámicas en Excel

Para la crear de una tabla dinámica se requiere tener previamente una base de datos , ya que a partir de dicha base, extraeremos la información y podremos crear nuestra tabla dinámica, así como realizar las operaciones necesarias según lo requiere cada caso.

Las bases de datos  juegan un papel muy importante ya que son nuestra principal fuente de información para realizar cálculos que nos permitan tomar mejores decisiones al momento de analizar las empresas.

Descarga base de datos

Ejemplo de base de datos para una tabla dinámica

Debemos asegurarnos de que nuestros datos estén organizados de la manera correcta, es decir, que mantengan un formato tabular, y no tener ninguna celda, fila o columna en blanco, y debe contener valores con los cuales podamos realizar cálculos y obtener información de ellos mismos.

Si aún no tienes una base de datos, te recomiendo este artículo para que consideres los campos indispensables que debe tener una base de datos para realizar análisis. ▶ Requisitos para crear una tabla dinámica

Pasos para hacer tablas dinámicas en Excel

Para crear una tabla dinámica es muy sencillo cuando ya se tiene lista la base de datos, primero debemos seleccionar nuestra base datos incluyendo los títulos de cada columna, y vamos al menú Insertar -> Tabla Dinámica

A continuación se te mostrará la siguiente pantalla donde podrás elegir donde se ubicará la nueva tabla dinámica, puede ser en una nueva hoja de cálculo o bien en la hoja de cálculo existente.

En este ejemplo, elegiremos Nueva Hoja de Cálculo.

Una vez realicemos este paso, se creará automáticamente la tabla dinámica. Y aparecerán nuevos elementos en nuestra hoja de Excel. Lo que verás será como lo siguiente:

Elementos de la tabla dinámica creada

A continuación describiré algunos de los nuevos elementos que aparecieron para crear manipular la tabla dinámica.

1 – Menú HERRAMIENTAS DE TABLA DINÁMICA.

Desde el cuál podremos cambiar el diseño del informe, refrescar los datos, crear filtros y gráficos dinámicos

2 – HERRAMIENTAS PARA ANALIZAR la tabla dinámica.

Las herramientas de análisis nos permitirán crear agrupaciones, insertar escalas de tiempo, y crear campos calculados.

3 – REGIÓN DE TABLA DINÁMICA.

Está será la parte de la hoja de cálculo dónde se mostrará la tabla dinámica, este rango puede ocupar tantas celdas necesite de acuerdo al informe.

4 – CAMPOS DE TABLA DINÁMICA

Muestra el listado de columnas de la base de datos origen, los cuales nos permite manipular en las distintas secciones de la tabla dinámica. Más adelante entraremos más a detalle en este punto.

Primero debemos elegir que campos deseamos agregar al informe de nuestra tabla dinámica, para lo que tenemos que activar la casilla correspondiente al campo deseado.

Excel de manera automática colocará los campos que no son numéricos directamente al área “Fila”, pero también se pueden agregar al área de “Columna” y los campos que son numéricos se agregan al área “Valores”.

Además de ir seleccionando cada una de las casillas de los campos, también podemos arrastrarlos y colocarlos manualmente en cualquiera de las áreas disponibles en la parte de abajo.

Si ya no queremos algún campo, sólo basta con que lo arrastremos fuera de la lista de campos o desactivemos su selección en la casilla.

Lo más impresionante de una tabla dinámica es que, sólo mostrará valores únicos en la lista de valores, y los que se repitan realizará la operación matemática deseada, por defecto, SUMARÁ los valores repetidos.

Configurar campo de valor.

Los campos de tabla dinámica que se colocan en el área Valores se mostrarán de manera predeterminada, como SUMA. Para cambiar el cálculo predeterminado, pulsaremos primero en la flecha situada a la derecha del nombre de campo.

Enseguida, cambiaremos el cálculo en la sección “Resumir valores por”. Por defecto aparece SUMA, pero podemos cambiarlo por “cuenta”, “promedio”, “Máx.”, etc. Si hacemos clic en el botón Formato de número, podremos cambiar el formato de número de todo el campo.

También podemos mostrar los valores como porcentajes, esto lo podemos hacer en la pestaña “Mostar valores como”:

Después de realizar estos sencillos pasos, la tabla dinámica, quedará así.

Este informe, es sobre la suma de la facturación de cada cliente. Un par de clics y el informe está listo para presentar.

Ejemplos de tablas dinámicas en Excel.

A continuación te mostraré algunos ejemplos de tablas dinámicas, con la misma base de datos que te mostré al inicio.

Reporte de ventas en cada Región.

Reporte de cantidad de clientes por ciudad.

Reporte de ventas en el año de acuerdo la región.

Reporte de ventas de clientes en la región Norte.

Y hasta aquí el tutorial del día de hoy, espero te ayude a empezar con esta gran herramienta de Excel.

Cualquier duda, nos leemos en los comentarios! ? bella ciao! bella ciao!

Gerardo Castro

Ing. Programador VBA y .NET
Me encanta programar en Excel y buscar nuevas formas de hacer las tareas más rápido.

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