Si alguna vez has sufrido la frustración de intentar descifrar una hoja de cálculo creada por otra persona, te encantará lo fácil que resulta leer e interpretar las fórmulas con rangos nombrados.
Los rangos con nombre de Excel te permiten dar a una celda, o a un grupo de celdas, un nombre distinto al predeterminado. En este artículo que mostraremos todos los detalles que debes tener en cuenta para comenzar a utilizar un grupo de celdas con nombre dentro de Excel.
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¿Qué significa un rango con nombre?
La mejor forma que entendamos este concepto es a través de un ejemplo real dentro de la hoja de cálculo
Veamos cómo se puede utilizar un rango con nombre.
Digamos que tienes un rango de celdas que contienen cifras de ventas, puedes seleccionar las celdas y nombrar el rango como «Ventas».
Si quisieras sumar el rango, simplemente podrías introducir una fórmula que dijera =SUMA(Ventas).
Esto no sólo es más fácil que introducir =SUMA( y luego seleccionar el rango y pulsar Intro, sino que también es más intuitivo si alguna vez tienes que volver a visitar la hoja de cálculo semanas o meses después.
Por ejemplo, en lugar de decir =SUMA(B2:B600), que requiere que vayas de un lado a otro para averiguar lo que representa B2:B600, imagina cuánto más rápido y fácil es leer =SUMA(Ventas). Sabe al instante lo que está haciendo esa fórmula.
Ok, ese fue un ejemplo muy simple. 😅
Más adelante en este tutorial enumeraré algunos usos de los rangos con nombre y cubriré las reglas, pero primero echemos un vistazo a cómo nombrar un rango en Excel.
Cómo insertar de rangos con nombre en Excel
Nombrar un rango en Excel es en realidad bastante sencillo. Lo único que tienes que hacer es:
- Selecciona el rango que desea nombrar
- Escriba el nombre en el Cuadro de Nombre y pulse Intro.
Encontrarás el Cuadro de Nombre justo a la izquierda de la barra de fórmulas. Yo he introducido el nombre ‘ventas’ en la imagen de arriba, pero lo más probable es que el tuyo muestre la referencia de la celda activa.
Ahora está listo para usar su Rango Nombrado en sus fórmulas. 😎
Ejemplo de Celdas Nombradas
En la imagen de abajo he configurado un Rango Nombrado llamado ‘Empleados’ que abarca las celdas B2:B15.
En la celda D2 he empezado a escribir una fórmula =SUMA(Em, puedes ver debajo de la sintaxis que Excel está mostrando una lista de Rangos Nombrados que coinciden con las dos primeras letras de mi nombre (sólo hay una en este caso).
Para aceptar el primer nombre de la lista podemos pulsar la tecla TAB y Excel introducirá el resto del nombre por mí, luego podemos simplemente pulsar ENTER para terminar la fórmula.
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Es frecuente que utilices los mismos rangos en múltiples fórmulas, así que puedes ver que un poco de trabajo configurando algunos Rangos Nombrados puede ahorrarte tiempo a largo plazo al crear fórmulas.
Una vez que hayas configurado algunos rangos con nombre, puedes hacer clic en la flecha desplegable del cuadro de nombre para ver una lista de nombres.
Si haces clic en un nombre, Excel te llevará a la hoja en la que se encuentra el rango y resaltará las celdas para ti.
Reglas del rango nombrado
- Puede establecer que un Rango Nombrado tenga el alcance de una sola Hoja de Trabajo o de todo el Libro de Trabajo. Que aplique en todo el libro de trabajo es el predeterminado, por lo que si introduce un rango nombrado directamente en el Cuadro de Nombre, como se ha explicado anteriormente, tendrá un alcance de todo el libro de trabajo.
Esto significa que
- Si establece que el Rango Nombrado tenga un alcance de todo el Libro de Trabajo, puede hacer referencia a él en cualquier hoja del Libro de Trabajo, y sólo puede utilizar el nombre una vez.
- O si lo configura para que tenga un alcance de la Hoja de Trabajo, sólo puede hacer referencia a él en la Hoja de Trabajo que especifique cuando configure el Rango de Nombres.
Una ventaja de esto es que puede tener un rango con el mismo nombre en cada hoja de trabajo. Esto sería útil si tuviera una hoja para cada región de su negocio con cifras trimestrales en cada hoja. Entonces podría tener un rango con nombre para Enero, Febrero, etc. en cada hoja. Esto haría que la creación de fórmulas fuera muy rápida.
Rangos nombrados en una sola hoja
Para introducir un Nombre Definido con el alcance de la Hoja de Trabajo solamente, necesitas insertarlo usando el botón Definir Nombre en la pestaña Fórmulas.
Al hacer clic en el botón Asignar Nombre se abrirá el cuadro de diálogo Nuevo Nombre.
Introduzca el nombre de su rango en el campo Nombre:, luego haga clic en la lista desplegable en el campo Ámbito: y seleccione la Hoja de Trabajo en la que desea que el nombre esté disponible.
¿Qué significa Ámbito y cómo afectará a mis rangos nombrados?
Digamos que en la Hoja 1 seleccionas un rango A1:A10 y le das un nombre ‘Trabajos’.
Luego seleccionas la Hoja 2 como Ámbito, esto significa que cuando estés en la Hoja 1 NO verás el Rango Nombrado ‘Trabajos’ en el Cuadro de Nombre ni podrás utilizarlo en ninguna fórmula.
Peeeero cuando esté en la Hoja 2 podrá elegirlo de la lista del Cuadro de Nombre y utilizarlo en las fórmulas. Por ejemplo, en la Hoja 2 podrías introducir una fórmula =SUMA(Trabajos) y en realidad sumaría el rango A1:A10 de la Hoja 1.
Seguimos con las reglas de los grupos de celdas con nombre
- Los rangos con nombre no pueden tener espacios en el nombre, así que para los nombres que contengan varias palabras utilice letras mayúsculas para distinguir las palabras separadas, o utilice un guión bajo, por ejemplo, Nombre_Caja.
- Los rangos con nombre no distinguen entre mayúsculas y minúsculas. Cuando introduzcas una fórmula utilizando un nombre, por ejemplo «Ventas», puedes introducirla como =SUMA(ventas) y Excel corregirá tu entrada para que coincida con tu nombre, es decir =SUMA(ventas) cuando pulses intro.
- Los rangos con nombre deben tener 253 caracteres o menos. Excel le permitirá introducir un nombre de 255 caracteres, pero no le permitirá elegirlo en el Cuadro de Nombre.
- Los rangos nombrados no pueden ser letras simples ‘C’ o ‘R’. Sin embargo, puede utilizar otras letras simples, aunque no se recomienda porque el uso de letras simples anula uno de los principales propósitos de hacer que las fórmulas sean fáciles de seguir.
- No podrás recuperar un rango nombre si lo eliminas, Al eliminar un rango con nombre desde el Administrador de Nombres no podrás deshacer la acción utilizando CTRL+Z o la tecla Deshacer y cualquier fórmula que utilice el nombre devolverá un error #NAME?
- Error #REF! si elimina las celdas que contienen el rango nombrado, cualquier fórmula que haga referencia al nombre devolverá un error #REF!, sin embargo el rango nombrado permanecerá en el Administrador de nombres, donde podrá editarlo y corregir el rango de celdas.
Administrador de nombres
Llegará un momento en que quiera editar o eliminar un Rango Nombrado. Para ello, acceda al Administrador de nombres en la pestaña Fórmulas de la cinta. Se abrirá el cuadro de diálogo Administrador de nombres.
Desde aquí puede editar y eliminar sus rangos con nombre, o incluso crear otros nuevos. Recuerde que una vez que elimine un nombre no podrá deshacer esa acción.
Diferentes usos de los rangos nombrados en Excel
- Referencias de Fórmulas; Simplifique la creación y la interpretación retrospectiva de las fórmulas utilizando Rangos Nombrados en sus fórmulas
- Múltiples áreas de impresión en una hoja de cálculo; La selección de áreas de impresión no contiguas es rápida y fácil utilizando los rangos con nombre. Nota: Excel 2007 en adelante le permite establecer múltiples áreas de impresión en la pestaña Diseño de página de la cinta de opciones, en Área de impresión.
- Reducir el desorden de la hoja de trabajo con Constantes Nombradas. Suena complicado pero no lo es. Una Constante Nombrada es sólo un nombre elegante que se da a los valores que puedes usar repetidamente en tus fórmulas. Por ejemplo, digamos que estás preparando un presupuesto para el año que viene y quieres aumentar las cifras de este año en un 5%, podrías darle al valor ‘5%’ un nombre como ‘Marcado’ y entonces podrías
- Escribir sus fórmulas así =C1*Markup. Esto es más intuitivo cuando revises la hoja de cálculo más tarde, o para cualquier otra persona que la revise.
- Actualice el valor globalmente editándolo una vez en el Administrador de nombres. Esto actualizará automáticamente las fórmulas.
- Reduce el desorden en tu hoja de cálculo. A menudo se crea una celda de ayuda con este ratio para conseguir estas ventajas, pero si tienes muchos de estos ratios tus hojas de cálculo pueden llenarse.
Conclusión
En este tutorial, has aprendido como crear nombres en un rango, además de las características y funcionalidades de esta herramienta para fórmulas en Excel.
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Publica un comentario y dinos cómo utiliza los rangos con nombre en Excel.
Gerardo Castro
Me encanta programar en Excel y buscar nuevas formas de hacer las tareas más rápido.